Відділ звернень апарату міської ради та її виконкому

Відповідно до покладених на відділ звернень апарату міської ради та її виконавчого комітету завдань, відділ реалізує наступні функції:

• Забезпечує реєстрацію та облік звернень юридичних осіб, звернень громадян та звернень, які надійшли на електронну адресу міської ради та її виконкому (в т.ч. звернення громадян, які звернулися до міського голови на сайт міської ради), доручень міського голови, відповідно до інструкції з діловодства в апараті міської ради та її виконкому, виконавчих органах міської ради, інструкції з діловодства за зверненнями громадян, регламенту виконавчих органів міської ради;
• Попередньо опрацьовує звернення громадян та передає їх для розгляду міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому, відповідно до розподілу обов’язків;
• Здійснює контроль за своєчасним розглядом службової кореспонденції та своєчасним вирішенням питань, поставлених у зверненнях громадян, які надсилаються на розгляд департаментам, відділам, іншим виконавчим органам міської ради;
• У межах своєї компетенції здійснює перевірку виконання виконавчими органами міської ради законодавства України про звернення громадян, інструкції з діловодства в апараті міської ради та її виконкому, виконавчих органах міської ради;
• Здійснює прийом громадян та інформує їх про основні функції і завдання виконавчих органів міської ради;
• Проводить попередню співбесіду, надає консультації та роз’яснення громадянам, які виявили бажання звернутися на особистий прийом до міського голови;
• Спільно з відповідальною особою відділу організаційного забезпечення та діловодства здійснює попередній запис та організовує прийом громадян міським головою;
• Організовує особистий прийом громадян секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому;
• Здійснює облік звернень громадян, які побували на особистому прийомі у керівництва міської ради, керівників виконавчих органів міської ради;
• Отримує від департаментів та відділів міської ради, організацій, підприємств, установ Вінницької міської територіальної громади інформації (довідки, пояснення, інші матеріали), що стосуються розгляду звернень юридичних та фізичних осіб;
• Щомісячно, до 10 числа наступного за звітним місяця здійснює аналіз та підготовку інформацій про факти порушень термінів та якості розгляду службових документів та звернень громадян у виконавчих органах міської ради, на підприємствах, в організаціях, установах Вінницької міської територіальної громади, подає пропозиції керівництву міської ради щодо вдосконалення цієї роботи;
• Щоквартально аналізує стан роботи із зверненнями громадян у виконавчому комітеті міської ради, готує інформацію про результати розгляду звернень громадян до міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів міської ради для оприлюднення у засобах масової інформації, розміщення на зовнішньому сайті міської ради та внутрішньому порталі міської ради;
• Готує для керівництва міської ради інформаційні матеріали про результати розгляду звернень громадян та службових документів;
• Надає методичну допомогу працівникам виконавчих органів міської ради, підприємствам, організаціям та установам з питань організації роботи із зверненнями громадян та з питань організації роботи з документами;
• Здійснює відправку службової кореспонденції;
• Є розпорядником публічної інформації, яка надходить до Вінницької міської ради.
• Організовує в установленому порядку доступ до публічної інформації, облік, систематизацію, контроль своєчасного виконання, аналізування та відправлення відповідей на інформаційні запити, що надходять до міської ради та її виконавчих органів, а також надає консультації під час оформлення таких запитів, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Контакти

Телефон: (0432) 59-51-73