Головне управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області: Регламент головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області
Керування дозволамиКерування дозволами

Регламент головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ управління

Пенсійного фонду України

в місті Вінниці

      28.04.2017  55

 

РЕГЛАМЕНТ

управління Пенсійного фонду України  в місті Вінниці

 

  1. Загальні положення

     

    1.1. Регламент управління Пенсійного фонду України в місті Вінниці (далі - управління) визначає порядок організації діяльності управління, пов'язаної із здійсненням його повноважень.

    1.2. Управління є територіальним органом Пенсійного фонду України (далі - Фонд), який підпорядковується головному управлінню Пенсійного фонду України у Вінницькій області.

    1.3. Управління у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента України і постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр – міністра України, наказами Міністерства соціальної політики України, дорученнями Міністра соціальної політики України та його заступників, постановами правління Фонду та наказами Фонду, наказами та дорученнями начальника головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області, Положенням про управління Пенсійного фонду України в районах, містах, районах у містах а також у містах та районах, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 22.12.2014 №28-2 (зі змінами), іншими нормативно-правовими актами та цим регламентом.

    1.4. Управління в межах своїх повноважень видає накази, розпорядження, організовує і контролює їх виконання , а в разі потреби видає разом з іншими органами виконавчої влади спільні акти, здійснює у місті Вінниці реалізацію державної політики з питань пенсійного забезпечення та забезпечує ведення обліку осіб, які підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню.

    1.5. Управління під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями у місті Вінниці.

    1.6. Управління  забезпечує доступ до публічної інформації, що перебуває у володінні управління, забезпечує в межах повноважень, передбачених законом, реалізацію державної політики стосовно державної таємниці та інформації з обмеженим доступом, контроль за її збереженням в управлінні.

    1.7. Діяльність управління є відкритою та прозорою, за винятком питань, які становлять державну і службову таємницю, що забезпечується шляхом розміщення інформації про неї на веб-сайті Вінницької міської ради та веб-сайті Фонду, висвітлення в друкованих та інших офіційних засобах масової інформації.

    Інформація про діяльність управління надається громадянам, представникам засобів масової інформації відповідно до законів України ''Про звернення громадян", "Про інформацію", "Про друковані засоби масової інформації в Україні", "Про телебачення і радіомовлення", «Про доступ до публічної інформації» та інших актів законодавства.

    Розгляд запитів на публічну інформацію здійснюється згідно з наказом управління від 24.12.2013 року №211 та від 21.03.2016 року №62 «Про організацію виконання норм Закону України «Про доступ до публічної інформації» Порядку складання запиту на публічну інформацію та її отримання у Пенсійному фонді України, затвердженою постановою правління Пенсійного фонду України від 15.08.2011 №22-1 «Про організацію виконання норм Закону України «Про доступ до публічної інформації», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 06.10.2011 за №1150/19888 (зі змінами).

    1.8. Управління забезпечує процес управлінської діяльності відповідно до вимог, визначених Положенням про управління Пенсійного фонду України в районах, містах, районах у містах а також у містах та районах, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 22.12.2014 №28-2 із змінами (зі змінами).

     
  2. Організація роботи  управління

2.1.  Планування роботи

 

2.1.1. Планування роботи управління здійснюється з метою створення умов для послідовних і узгоджених дій структурних підрозділів управління для спрямування їх на ефективне виконання завдань та реалізацію покладених функцій.

Планування роботи управління здійснюється на рік (далі – річний план), а структурних підрозділів управління - щоквартально.

Плани роботи структурних підрозділів управління, не пізніше, ніж за 3 дні до початку кварталу, затверджуються заступниками начальника управління  відповідно до розподілу функціональних повноважень.

2.1.2. Заходи, передбачені у річному плані управління, повинні відповідати   основним пріоритетам діяльності Фонду, в основу яких покладені Стратегія сталого розвитку «Україна – 2020», схвалена Указом Президента України від 12.01.2015 року №5, Стратегія модернізації та розвитку Пенсійного фонду України до 2020 року, схвалена розпорядженням Кабінету Міністрів України від 14.09.2016 року №672,     напрямам робіт, визначених планом роботи головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області, а результативні показники річного плану – результативним показникам планових завдань.

2.1.3. У річному плані визначаються:


  - пріоритети;


- мета;


- завдання;


- відповідальні  за  виконання завдань (робіт);


- критерії оцінки;


- термін виконання завдань (робіт).

2.1.4. Для формування плану роботи управління керівники структурних підрозділів до 10 грудня готують та узгоджують з керівництвом управління пропозиції про включення до проекту плану роботи управління завдань на виконання затверджених основних Пріоритетів діяльності Пенсійного фонду України на відповідний рік.

2.1.5.Узгоджені пропозиції подаються до адміністративно-господарського відділу, який з урахуванням планів роботи Фонду формує проект плану роботи управління на наступний рік та не пізніше 20 грудня подає його на розгляд начальнику управління.

Річний план роботи управління після узгодження його начальником управління подається на затвердження начальнику головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області.

Затверджений річний план роботи управління доводиться до керівників структурних підрозділів.

Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку пропозицій до плану роботи управління покладається на керівників структурних підрозділів і заступників начальника управління, відповідно до розподілу обов'язків.

2.1.6. У разі неможливості виконання в установлені строки заходів, передбачених планом роботи управління, начальники  структурних підрозділів управління, відповідальні за виконання відповідного пункту плану, не пізніше  як за тиждень до настання терміну виконання подають, за погодженням заступника начальника управління відповідно до розподілу обов'язків начальнику управління, письмове пояснення про неможливість виконання в строк відповідного пункту плану, а також пропозиції щодо продовження  терміну його виконання.

Рішення щодо перенесення окремих строків виконання пунктів плану приймає начальник управління.

2.1.7. Керівники структурних підрозділів управління подають  щоквартальні аналітичні звіти (інформації, таблиці, діаграми) про виконання річного плану роботи управління за напрямками роботи не пізніше 10 числа місяця, наступного за звітним кварталом та до 03 числа, щомісячні інформації про виконання плану роботи  до адміністративно-господарського відділу.

2.1.8. Адміністративно-господарський відділ на підставі квартальних звітів структурних підрозділів  узагальнює та щоквартально до 20 числа наступного місяця за звітним кварталом подає начальнику управління звіт (оглядовий лист) про виконання плану роботи управління.

2.1.9. Адміністративно-господарський відділ проводить моніторинг виконання річного плану роботи управління та щомісячно до 05 числа місяця наступного за звітним подає інформацію про хід його виконання до головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області.

Керівники структурних підрозділів управління несуть персональну відповідальність за виконання плану роботи  управління.

2.1.10. З метою визначення переліку основних заходів щодо виконання завдань стратегічного плану, розподілу робіт у часі та/або серед виконавців можуть складатись поточні плани роботи.

 

2.2.  Визначення повноважень керівництва та інших працівників апарату управління

 

2.2.1. Повноваження начальника управління визначаються Положенням про управління Пенсійного фонду України в районах, містах, районах у містах а також у містах та районах, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 22.12.2014 №28-2 (зі змінами).

Розподіл обов'язків між заступниками начальника управління затверджується наказом, в якому визначаються:

- перелік закріплених обов'язків, що випливають з покладених на управління завдань та функцій;

- перелік структурних підрозділів управління, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється.

2.2.2. Розробка положень про структурні підрозділи в управлінні, які визначають і конкретизують основні завдання і функції структурного підрозділу, а також права і відповідальність його керівника, забезпечується начальником даного структурного підрозділу.

Перелік посадових осіб, з якими має бути погоджено положення, визначає начальник управління.

Положення про управління затверджується наказом начальника управління.

2.2.3. З метою чіткого визначення вимог, що пред'являються до певної посадової особи, раціонального розподілу обов'язків між працівниками відділу (сектору) у складі відділу, наділення працівника необхідними правами, підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи, начальником структурного підрозділу розробляється посадова інструкція, яка затверджується начальником управління, або заступником начальника управління відповідно до розподілу функціональних повноважень.

Вимоги посадової інструкції враховуються при призначенні  працівника на роботу, під час оцінювання його діяльності, при притягненні до дисциплінарної відповідальності в разі невиконання або неналежного виконання ним посадових обов'язків.

Посадова інструкція працівника відділу (сектору) повинна відповідати чинному законодавству, а також положенню про управління.

Для керівників структурних підрозділів посадова інструкція не розробляється, оскільки він діє на підставі положення про структурний підрозділ.

  

    1. Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи

       

      2.3.1. Управління для забезпечення здійснення своїх повноважень може утворювати постійні і тимчасові консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи. Рішення про утворення зазначених органів приймає начальник управління.

      2.3.2. Кількісний і персональний склад комісій та робочих груп, положення, яке регламентує їх діяльність, затверджується наказом начальника управління.

       
    2. Управління персоналом та проходження державної служби

       

2.4.1. Організація роботи з персоналом в управлінні здійснюється відділом по роботі з персоналом відповідно до Плану заходів з реалізації Стратегії розвитку і зміцнення кадрового потенціалу органів Пенсійного фонду України у 2016 – 2018 роках, затвердженого наказом Пенсійного фонду України від 09.09.2016 №132, та згідно з окремим Планом, що складається на підставі річного плану управління, в якому визначаються заходи з добору кадрів, підготовки та підвищення рівня професійної компетенції та кваліфікації працівників.

2.4.2. Прийняття на державну службу в управління здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством.

Прийняття працівників на роботу в управління на посади, що не віднесені до категорій державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.

2.4.3. Державні службовці щорічно у встановлені строки подають декларацію про доходи особисто на веб – сайт Національного агентства з питань запобігання корупції через власний персональний електронний кабінет суб'єкта декларування у системі Єдиного державного реєстру декларацій осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, шляхом заповнення електронної форми декларації згідно із Законом України «Про запобігання корупції».

За неподання або недостовірне відображення даних у декларації про доходи, працівники несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

2.4.4. Загальний графік відпусток на календарний рік складається відділом по роботі з персоналом, який затверджується начальником управління за погодженням з профспілковим комітетом не пізніше 5 січня поточного року, і доводиться до відома всіх працюючих.

Заяви про надання відпусток подаються працівниками управління за 2 тижні до початку відпустки. Заява, яка подається на ім'я начальника управління, повинна бути погоджена з керівником структурного підрозділу, а для керівників структурних підрозділів - з відповідним заступником начальника управління.

У разі, якщо в посадовій інструкції не передбачено персональне покладання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, то разом з заявою на відпустку подається службова записка керівника структурного підрозділу на покладання обов'язків на період такої відсутності на іншого працівника структурного підрозділу.

У разі перенесення щорічної відпустки, новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником, безпосереднім керівником і начальником управління.

Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформлення документів, пов'язаних з відпустками, здійснюється службою управління персоналом управління. Щорічні основні відпустки надаються працівникам управління протягом поточного робочого року, щорічні додаткові відпустки - протягом року з дати набуття права на неї, соціальні – протягом календарного року.

2.4.5. Тривалість робочого часу державних службовців і працівників управління визначається відповідно до законодавства про працю з урахуванням особливостей, визначених Законом України «Про державну службу».

2.4.6. З метою своєчасного та в повному обсязі виконання завдань і доручень керівництва управління встановлюється, в разі потреби, чергування працівників структурних підрозділів (згідно з графіком, затвердженим наказом начальника управління).

Перебування у робочий час працівників структурних підрозділів за межами приміщень управління з метою вирішення службових питань погоджується з керівниками відповідних підрозділів. Керівники структурних підрозділів повідомляють про свою відсутність у робочий час у зв'язку із службовою необхідністю заступників начальника управління, які здійснюють керівництво відповідними підрозділами, або начальника управління.

2.4.7. Службові відрядження працівників управління здійснюються відповідно до планів роботи управління, його структурних підрозділів, з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

2.4.8. Відрядження працівників управління оформлюється наказом, із зазначенням пункту призначення, назви установи, підприємства, організації, терміну і мети відрядження.

Загальне керівництво та контроль за правильністю підготовки наказів про відрядження працівників управління, ведення обліку відряджень, покладається на відділ по роботі з персоналом.

Наказ на відрядження підписується начальником управління, або особою, що виконує його обов'язки.

Наказ на відрядження, після реєстрації, зберігається у відділі по роботі з персоналом. Копія наказу (або виписка із наказу) передається до фінансового  відділу і є підставою для нарахування грошового авансу (з урахуванням заявки-розрахунку на аванс, підписаної працівником, що відбуває у відрядження) .

2.4.9. Після повернення з відрядження, працівник у триденний термін подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

2.4.10. З метою підвищення рівня професійної компетентності державних службовців проводиться їх стажування з відривом від служби строком від одного до шести місяців на іншій посаді державної служби в іншому державному органі відповідно до законодавства.

2.4.11. Необхідність професійного навчання державного службовця визначається його безпосереднім керівником та службою управління персоналом за результатами оцінювання службової діяльності.

Начальник управління забезпечує професійне навчання державних службовців, вперше призначених на посаду державної служби, протягом року з дня їх призначення.

2.4.12. Для визначення якості виконання поставлених завдань, а також з метою прийняття рішення щодо преміювання, планування кар'єри, виявлення потреби у професійному навчанні в управлінні проводиться щорічне оцінювання службової діяльності державних службовців відповідно до встановленого Порядку.

2.4.13. Управління вносить (не пізніше, ніж за два місяці) пропозиції начальникові головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області щодо представлення до відзначення державними нагородами, нагородження урядовими відзнаками та нагородами, Почесними грамотами та відомчими відзнаками Фонду. Здійснює інші заходи щодо заохочення працівників управління.

                               ІІІ. Організація роботи з документами

3.1. Документальне та господарське забезпечення роботи управління

3.1.1. Діловодство в управлінні ведеться у відповідності до чинного законодавства та Типової інструкції з діловодства у територіальних органах Пенсійного фонду України, затвердженої наказом Пенсійного фонду України від 05 грудня 2012 року № 182.

Робота з документами, які містять службову інформацію здійснюється відповідно до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію в Пенсійному фонду України та його органах, яка розроблена відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію».  Прийом, реєстрація та передача за призначенням, відповідно до візи начальника управління, документів з грифом «ДСК» здійснюється відповідальним працівником адміністративно – господарського  відділу.

3.1.2. Паперовий обмін документами між структурними підрозділами управління здійснюється через адміністративно-господарський відділ.

3.1.3. Методичне керівництво виконання діловодних функцій у структурних підрозділах управління здійснює адміністративно-господарський відділ.

3.1.4. Господарське забезпечення роботи структурних підрозділів, здійснюється адміністративно-господарським відділом.

3.1.5. Номенклатура справ розробляється щорічно і вводиться в дію з початку нового календарного року. До номенклатури справ включаються всі справи і документи, що утворюються в управлінні. Спочатку формується номенклатура справ структурних підрозділів, і не пізніше 15 листопада поточного року узгоджується із адміністративно-господарським відділом. Відповідальність за формування номенклатури справ структурних підрозділів покладається на керівників структурних підрозділів управління.

3.1.6. Зведена номенклатура справ складається адміністративно-господарським відділом наприкінці року, погоджується з архівним відділом Вінницької міської ради і затверджується начальником управління.

3.2. Організація роботи з документами та контролю за їх виконанням

          3.2.1.За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр–міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади, а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, погодження проектів нормативно–правових актів відповідають заступники  начальника управління  згідно з розподілом функціональних  обов'язків.

          3.2.2.За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних  підрозділах  управління  відповідають  їх  керівники.

          3.2.3.Якщо в резолюції керівника управління  виконавцями документа зазначено два або більше структурних підрозділи (особи), то оригінал документа передають тому, хто в резолюції значиться першим. Іншим виконавцям передається копія документа.

          3.2.4.Відповідальним за організацію виконання є виконавець, який у резолюції  зазначений першим. Він організовує виконання доручення і подає на розгляд керівництва повністю виконаний документ з візами всіх виконавців. Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема, визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

          Працівники, які беруть участь у виконанні доручення, зобов'язані подати  свої пропозиції відповідальному виконавцеві не пізніше, ніж за 3 дні до закінчення  строку виконання.

          Відповідальність за своєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі  працівники, зазначені в резолюції.

          3.2.5.У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

          3.2.6.Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші відповідно до вимог Типової інструкції з діловодства.

3.2.8.Якщо в процесі погодження до проекту наказу (розпорядження) вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

3.2.7.Юридичний відділ проводить правову експертизу всіх матеріалів, які спрямовуються до правоохоронних органів, органів державної виконавчої служби з метою взаємодії між суміжними структурними підрозділами управління.

         3.2.9.Хід обговорення  питань і рішення, що приймаються на нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються відповідно до Типової інструкції з діловодства на підставі записів і стенограм, зроблених у ході нарад.

          3.2.10.Усі документи, що подаються на підпис начальнику управління, мають бути завізовані виконавцями, керівниками структурних підрозділів та заступниками начальника управління, які несуть відповідальність за їх зміст.

         3.2.11.Проекти наказів управління з основної діяльності та з адміністративно–господарських питань повинні бути завізовані заступником начальника управління відповідно до розподілу функціональних обов'язків, керівниками структурних підрозділів, які зацікавлені у їх прийнятті, начальником адміністративно–господарського  відділу та начальником юридичного відділу.

         3.2.12.Проекти наказів з кадрових питань (особового складу), при необхідності (залежно від видів наказів) повинні бути завізовані начальником відділу персоналу, а документи, пов'язані з витрачанням коштів – начальником фінансового відділу – головним бухгалтером.

         3.2.13.Документи на розгляд начальнику управління подають секретар керівника або керівник відповідного структурного підрозділу.

         3.2.14.Всі документи, що надходять до управління, приймаються та розподіляються між начальником управління та його заступниками виключно адміністративно–господарським відділом. Всім іншим структурним підрозділам управління забороняється приймати кореспонденцію від представників інших установ, фізичних або юридичних осіб.

         3.2.15.Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника управління або керівника відповідного структурного підрозділу. В управлінні засвідчуються копії лише тих документів, що створюються в ньому та є в наявності або знаходяться в матеріалах структурних підрозділів управління.

           Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових та інших прав у взаємовідносинах з управлінням,  а також під час формування особових справ працівників управління може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо), та засвідчувати їх в установленому порядку.

3.2.16.Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи управління та окремі виконавці зобов'язані передавати до адміністративно–господарського відділу до 15 години, термінові – до 17 години. Документи, підписані після 15 години, надсилаються не пізніше наступного робочого дня (крім поштових відправлень  юридичного відділу).

3.2.17.Обмін документами між структурними підрозділами управління  здійснюється згідно  службових записок, які реєструються адміністративно-господарським відділом.            

         3.2.18.Системи електронного документообігу та обробки інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів на організаційно–розпорядчу документацію і Типової інструкції з діловодства.

          3.2.19.Терміновий інформаційний обмін документами між управлінням та головним управлінням Пенсійного фонду України у Вінницькій області здійснюється з використанням електронної пошти.  

          3.2.20.Інформаційна мережа загального користування Іntеrnеt використовується для зв'язку з органами вищого рівня та іншими організаціями, а також для передачі повідомлень, які не містять інформацію, що становить службову таємницю.

          3.2.21.Контроль за виконанням документів в управлінні здійснюється відповідно до Типової інструкції з діловодства.

          3.2.22.Безпосередній контроль за виконанням документів в управлінні покладається на адміністративно–господарський відділ.

          3.2.23.Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

          3.2.24.Власні рішення управління знімаються з контролю керівництвом на підставі поданого виконавцем письмового висновку про виконання зазначених документів. Після виконання документ знімається з контролю.

          3.2.25.Зняти документ з контролю може тільки керівник установи, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням адміністративно–господарського відділ , а в відділі обслуговування громадян працівник, відповідальний за ведення діловодства та архівне зберігання документів. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням адміністративно–господарського відділу.

          3.2.26.Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в управлінні та його структурних підрозділах здійснюється адміністративно–господарським відділом.

          3.2.27.Начальник адміністративно–господарського відділу за дорученням керівництва управління має право залучати спеціалістів структурних підрозділів управління до підготовки проектів документів, повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

          3.2.28.Проекти документів, які подаються на підпис начальнику управління та його заступникам відповідно до розподілу функціональних обов'язків (за винятком документів, які потребують термінового розгляду) подавати у визначені терміни не пізніше, ніж за один день до встановленого контрольного терміну виконання  відповідного документа.

          3.2.29.Структурні підрозділи управління, розташовані за адресою пр. Космонавтів, 30, щоденно в робочі дні до 12.00 год. забезпечують подання до адміністративно–господарського відділу тих документів (в тому числі пенсійних справ), які необхідно передати іншим структурним підрозділам управління.

          3.2.30.Структурні підрозділи управління, розташовані за адресою вул. Замостянська, 7, щоденно в робочі дні до 16 год. забезпечують подання до адміністративно-господарського відділу тих документів (в тому числі пенсійних справ), які необхідно передати іншим структурним підрозділам управління.

          3.2.31.Адміністративно-господарський відділ щоденно в робочі дні до 12 год. забезпечує передачу документів структурним підрозділам управління, розташованим за адресою пр. Космонавтів, 30.

      3.2.32. Адміністративно-господарський відділ щоденно в робочі дні до 17 год. (в п'ятницю – до 16 год.) забезпечує передачу документів структурним підрозділам управління, розташованим за адресою вул. Замостянська, 7.

3.2.33. Адміністративно-господарський відділ в останній робочий день  місяця надає економічному відділу дані щодо проведеної інформаційно-роз'яснювальної роботи за напрямками щодо роботи з боржниками, з питань легалізації зарплати, добровільної участі, тощо.

3.2.34. Відділи з питань призначення та перерахунку пенсій щоденно в робочі дні (в понеділок – четвер після 17.00год, в п'ятницю після 16.00 год.) приймають надані громадянами документи на призначення та перерахунок пенсій від відділу обслуговування громадян. У разі виявлення помилок, розбіжностей, неякісних копій, документи залишають в відділі обслуговування громадян для доопрацювання.

3.2.35. Після прийняття рішення про призначення чи перерахунок пенсії та візування його головним спеціалістом по контролю за призначенням пенсій протягом одного робочого дня пенсійна справа передається в відділ з питань виплати пенсій.

3.2.36. Пенсійні справи, по яких прийнято рішення про відмову в призначені (перерахунку) пенсії, надбавок та інших підвищень, передбачених законодавством; пенсійні справи призначені на пільгових умовах за Сп.№1 та Сп.№2; пенсійні справи, призначені за спеціальними законами; а також пакети документів для призначення пенсій відповідно до міжнародних договорів; направляються управлінню пенсійного забезпечення головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області для перевірки в порядку контролю.

3.2.37. Протягом 2-ох робочих днів після отримання з відділу обслуговування громадян відповідної заяви з необхідними документами відділи з питань призначення та перерахунку пенсій  направляють пакет документів управлінню пенсійного забезпечення головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області для розгляду на Комісії з питань підтвердження стажу роботи на посадах, що дають право на призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років.

3.2.38. Документи, прийняті для призначення пенсій за особливі заслуги перед Україною, передаються управлінню пенсійного забезпечення головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області для розгляду на відповідній Комісії наприкінці кожного місяця.

3.2.39. Відділи з питань призначення та перерахунку пенсій не пізніше наступного робочого дня направляють в відділ контрольно-перевірочної роботи головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області реєстри замовлень на проведення зустрічних перевірок правильності та достовірності документів, виданих підприємствами (установами, організаціями) для призначення та перерахунку пенсій.

          3.2.40. При переїзді пенсіонера на постійне або тимчасове проживання до іншої адміністративно-територіальної одиниці не пізніше 3-ох робочих днів з дня одержання запиту про витребування пенсійної справи відділи з питань призначення та перерахунку пенсій передають пенсійну справу до відділу з  питань виплати пенсій.

3.2.41. В разі необхідності уточнення інформації з СПОВ, відділи з питань призначення та перерахунку пенсій не пізніше наступного робочого дня направляють запити до відділу адміністрування, супроводження інформаційних систем, електронних реєстрів та захисту інформації на отримання довідки ОК-2 та ОК-5.

3.2.42. Не пізніше 3-ох робочих днів після одержання службової записки юридичного відділу, щодо виконання рішення суду, з оригіналами рішень суду, що набули чинності, відділи з питань призначення та перерахунку пенсій виконують покладені на управління зазначеним рішенням зобов'язання, щодо призначення (перерахунку) пенсії та надають документи, підтверджуючі виконання, в юридичний відділ. В разі відкриття виконавчого провадження щодо примусового виконання рішення суду  інформація про підтвердження виконання рішення суду надається в юридичний відділ у встановлені виконавчим документом терміни.

         3.2.43. Відділи з питань призначення та перерахунку пенсій надають економічному відділу до 1 січня поточного року та до 5 числа місяця, що слідує за місяцем, в якому прийняте рішення про призначення (перерахунок) пенсії зафіксовано в базі даних АСОПД/КОМТЕХ-W, «Відомості фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених відповідно до частини 2 Прикінцевих положень Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» згідно з додатками 8 та 8а  (в паперовому вигляді з підписом відповідальної посадової особи).

У разі зміни розміру пенсії або настання обставин, які впливають на суму відшкодування (смерть пенсіонера, зміна місця проживання, тощо), повідомлення надається в економічний відділ до 5 числа місяця, що слідує за місяцем, в якому зміни зафіксовано в базі одержувачів пенсій.

3.2.44. Відділи з питань виплати пенсій надають фінансовому відділу:

- не пізніше наступного дня після нарахування пенсійних виплат  оформлені документи на потребу в коштах для виплати пенсій;

- до 9-00 години останнього дня місяця списки на зарахування пенсій банківським установам в двох примірниках одночасно  на паперових і магнітних носіях;

- не пізніше 7 числа виплатного місяця  списки сум, відрахованих із пенсій на користь юридичних осіб, реєстр відрахувань із пенсій на користь юридичних осіб;

- не пізніше 7 числа виплатного місяця списки поштових переказів, опис списків поштових переказів;

- щомісячно, у передостанній робочий день місяця, що передує звітному (якщо інше не передбачено) всі необхідні документи для формування потреби в коштах на фінансування виплати пенсій та грошової допомоги;

-  щомісяця, після проведеного нарахування пенсій та допомог (не пізніше останнього робочого дня місяця),  довідку про фактичне використання коштів на виплату пенсій для звірки та врахуванні при формуванні зведеної потреби в коштах на наступний місяць;

         - щоквартально до 10 числа місяця, наступного за звітним  звіти  по виявлених та утриманих переплатах;

         - щоквартально до 5 числа місяця, наступного за звітним  дані про нарахований податок на доходи фізичних осіб (одержувачів пенсій) з метою формування Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб і утриманого з них податку  (форма1ДФ) для звірки перерахованих протягом звітного періоду сум податку та подальшої відправки звіту до відповідного органу фіскальної служби;

         - щоквартально до 10 числа місяця, наступного за звітним  дані про суми, що були виплачені згідно судових рішень протягом звітного періоду;

- щомісяця,  до 7 числа місяця наступного за звітним, звіт про виплату пенсій та допомоги за формою 2-а (узагальнений та по способам виплати);

- довідки щодо повернутих сум пенсій із розбивкою зазначених коштів на поточний та минулий бюджетні періоди;

- при зверненні особи за допомогою на поховання пенсіонера та виникненні необхідності в не зарахуванні коштів відповідною банківською установою у зв'язку зі смертю пенсіонера, відділи з питань виплати пенсій в той же день формують лист щодо не зарахування коштів відповідною банківською установою та в інших випадках, в тому числі в разі відсутності звернення за допомогою на поховання, але наявністю інформації про смерть пенсіонера, при виникненні необхідності в не зарахуванні коштів відповідною банківською установою, відділи з питань виплати пенсій, в день виявлення обставин, що є підставою для припинення виплати пенсії, формують лист щодо не зарахування коштів банківською установою та в той же день передають його примірники до відповідної банківської установи та фінансовому відділу.

3.2.45. Відділи з питань виплати пенсій  надають відділу обслуговування громадян:

- не пізніше наступного дня після надходження заяви про оформлення виплати пенсії разовим дорученням, до 14 год. разове доручення за формою В2-М на виплату допомоги на поховання та недоодержаної пенсії;

- не пізніше наступного дня після надходження заяви про зняття з обліку в зв'язку з переходом до управління  пенсійного забезпечення військовослужбовців та деяких  інших категорій громадян головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області на інший вид пенсії, до 14 год. атестат, додатковий атестат про зняття з обліку.

3.2.46.  Відділи з питань виплати пенсій надають об'єктам поштового зв'язку:

- не  пізніше ніж за три робочих дня до виплатного періоду відомості на виплату пенсій, соціальних допомог за формою В1-М, реєстри відомостей, супровідні описи та відповідну інформацію на магнітних носіях.

- додаткові  відомості за формою В1-М, реєстри відомостей, супровідні  описи та відповідну інформацію на магнітних носіях за три робочих дні  до зазначеної на них виплатної дати виплати.

- списки разових доручень, описи списків разових доручень, журнал реєстрації разових доручень, довідки по видах виплат, звіт по виплаті пенсій разовими дорученнями автоматизованим способом протягом місяця.

3.2.47. Відділ адміністрування, супроводження інформаційних систем, електронних реєстрів та захисту інформації  передає:

- відділам з питань виплати пенсій не пізніше наступного дня після проведення нарахування пенсій та соціальних виплат на наступний місяць інформацію про результати нарахування в електронному вигляді;

- відділам  з питань виплати пенсій не пізніше, ніж через 2 дні після проведення нарахування пенсій та соціальних виплат на наступний місяць,відомості для виплати пенсій та інші супровідні документи у друкованому вигляді;

- відділам  з питань призначення та перерахунку пенсій до 5 числа місяця, що слідує за місяцем, в якому рішення про призначення (перерахунок) пенсії зафіксовано в базі даних АСОПД/КОМТЕХ-W Відомості фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених відповідно до частини 2 Прикінцевих положень Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» згідно з додатками 8 та 8а по підприємствах в електронному вигляді. При цьому, формування додатків 8 та 8-а здійснюється не пізніше 17 год. 30 хв. 4 числа кожного місяця.

- довідки ОК-2 та ОК-5, видані на запити відділів пенсійного забезпечення, не пізніше 3 днів з дати отримання службових записок про отримання даних з Реєстру застрахованих осіб.

3.2.48. Фінансовий відділ щомісячно надає економічному відділу:

- інформацію щодо утримань з пенсій пенсіонерів фізичних осіб – підприємців, які мають заборгованість з платежів до бюджету Пенсійного фонду;

- інформацію про надходження коштів від сплати збору на обов'язкове державне пенсійне страхування з окремих видів господарських операцій та погашення заборгованості зі сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування в розрізі платників.

3.2.49. Фінансовий відділ:

-  до  16.30 год. інформує начальника управління, відділи з питань виплати пенсій та відділ обслуговування громадян про стан фінансування пенсійних виплат за допомогою електронного зв'язку;

- при надходженні коштів від повернення пенсій наступного дня (не пізніше 10.00) формує оперативні довідки і передає до відділів з питань виплати пенсій;

- подає відповідним установам банків за один день до початку кожного виплатного періоду місяця, за який виплачується пенсія та грошова допомога, одночасно на паперових та магнітних носіях списки на зарахування пенсій та грошової допомоги на поточні рахунки, описи до них та довідку про джерела фінансування виплат у кількості та за формою згідно з Порядком.

3.2.50. Економічний відділ надає юридичному відділу:

- матеріали по підприємствах-боржниках щодо сум заборгованості з платежів до бюджету  Пенсійного фонду України, які підлягають опрацюванню в судовому порядку (розрахунок суми боргу з відшкодування  витрат Пенсійного фонду України на виплату та доставку пенсій призначених на пільгових умовах  по підприємству в розрізі пенсіонерів та періодів);

  • узагальнений розрахунок суми боргу по підприємству з відшкодування  витрат Пенсійного фонду України на виплату та доставку пенсій призначених на пільгових умовах;
  • копії розрахунків фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій, призначених відповідно до ч.2 Прикінцевих положень Закону України «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування», надісланих платнику (додатки 6, 7);
  •  копії повідомлень про вручення Розрахунків (додатки 6,7) - 3 та інші необхідні документи; 
  • повідомлення про сплату боргу (в т. ч. щодо відшкодування  переплат пенсій) встановленого зразка для інформування органів ДВС протягом 3-х днів, після надходження  коштів від платників в рахунок погашення заборгованості з платежів до бюджету Пенсійного фонду. У разі сплати боржниками коштів за судовими рішеннями, які ще не передані в ДВС інформує  про сплату боргу в судовому порядку.

    3.2.51. Економічний відділ надає відділам з питань призначення та перерахунку пенсій:

    - щомісячно до 10 числа інформацію з центральної бази даних, щодо фінансово-економічного стану юридичних чи фізичних осіб підприємців та їх перебування на обліку в органах Фонду;

    - протягом двох днів відповіді на запити щодо підтвердження сплати страхових внесків.

    3.2.52. Економічний відділ надає фінансовому відділу:

    -  кожного першого числа місяця інформацію щодо надходження платежів до Пенсійного фонду України, згідно джерел надходження;

- в перший день місяця наступного за звітним. Звіт про надходження коштів до ПФУ (М00).

           3.2.53. Юридичний відділ протягом 3-5 днів отримує від  відділів з питань призначення та перерахунку пенсій,  економічного відділу копії необхідних документів, які можуть бути використані на захист інтересів управління, письмові висновки за підписом керівника відповідного структурного підрозділу, консультації тощо з питань, що виникають під час підготовки процесуальних документів до суду ;

-  після отримання від відділів всіх необхідних консультацій, письмових висновків, копій документів, інше, якими обґрунтовуються позовні вимоги, або якими заперечуються позовні вимоги інших осіб (направлених проти управління)  юридичний відділ протягом  трьох днів, складає по формі позовну заяву (адміністративний позов) або апеляційну чи касаційну скаргу, або заперечення та не пізніше наступного дня після повернення з підпису начальником управління  подає до суду;

- формує пакет документів з оригіналами судових рішень у справах з питань пенсійного забезпечення,  рішення суду у яких підлягають виконанню, як такі, що набули  законної сили,  та  службовою запискою на наступний день після накладення резолюції начальником управління, направляє у відповідні відділи з питань призначення та перерахунку пенсій;

- у випадках примусового виконання, судові рішення виконуються в межах встановленого Постановою ДВС добровільного терміну, а  відділи з питань призначення та перерахунку пенсії за три дні до закінчення вказаного строку надають підтвердження юридичному відділу та повідомляють позивача. Протягом одного робочого дня юридичний відділ повідомляє органи ДВС про виконання та надає копії виконання рішень суду;

- у випадках  добровільного виконання, судові рішення підлягають негайному виконанню, про що відділи з питань призначення та перерахунку пенсії на наступний день надають підтвердження юридичному відділу та повідомляють позивача.

3.2.54. Юридичний відділ щомісячно надає економічному  відділу  інформацію щодо опрацювання заборгованості з відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку  пільгових, наукових пенсій та зі сплати страхових внесків і оскарження дій (бездіяльності) державних виконавців для формування звітності (за необхідності для формування та подання до головного управління ПФУ у Вінницькій області).

ІV. Порядок проведення нарад та інших заходів

4.1.  Апаратні наради

  4.1.1.Організаційно – правовою формою роботи управління є апаратні наради (далі – наради), що спрямовані на вивчення особливо важливих та складних питань державного управління, забезпечення підвищення якості підготовки рішень, оперативне керівництво структурними підрозділами, координацію їх дій.

4.1.2. Апаратні наради проводяться щочетверга.

4.1.3. Начальник управління (або в разі його відсутності заступник начальника управління, відповідно до розподілу обов'язків) проводить апаратні наради для розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень управління.

4.1.4. Організаційне забезпечення підготовки та проведення нарад здійснює адміністративно – господарський відділ.

4.1.5. Порядок денний апаратної наради формується на підставі пропозицій заступників начальника  управління та керівників структурних підрозділів, які надаються до адміністративно-господарського відділу до 16-00 год. щовівторка.

Проект порядку денного апаратної наради погоджується з начальником управління і доводиться до відома його заступників та керівників структурних підрозділів.

4.1.6. Рішення, прийняті на апаратних нарадах, оформлюються не пізніше ніж у дводенний строк протоколами і доводяться до учасників апаратної наради. Протоколи підписуються головуючим та секретарем.

4.1.7. Документи з питань, що виносяться на нараду, готують заступники начальника, керівники або інші працівники структурних підрозділів управління, до компетенції яких віднесено вирішення цих питань та надають секретарю у день проведення наради (у двох примірниках).

4.1.8. Заступники начальника управління, керівники самостійних структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за якість і своєчасність підготовки матеріалів для розгляду на нараді.

4.1.9.   Рішення, прийняті на нараді, оформляються у дводенний термін протоколом, який підписує головуючий та секретар.

Доручення затверджуються головуючим і доводяться до відома виконавців.

4.1.10.  Доручення начальника управління повинні містити такі відомості:

–  зміст доручення;

–  відповідальні за виконання;

–  термін виконання.

4.1.11.  Розсилку доручень виконавцям здійснює  адміністративно – господарський відділ.

4.1.12. Заступники начальника управління, керівники структурних підрозділів, а також безпосередні виконавці несуть персональну відповідальність за виконання доручень начальника управління.

4.1.13.  Про хід виконання доручень   адміністративно – господарський відділ доповідає на наступних нарадах.

4.2. Оперативні наради

4.2.1. З метою розгляду та оперативного вирішення окремих питань, що належать до повноважень управління, начальник управління або його заступники проводять оперативні наради із керівниками структурних підрозділів .

4.2.2. Порядок денний та матеріали до нього надаються учасникам оперативної наради у день її проведення.

4.2.3. Рішення, прийняті на оперативній нараді, оформлюються у дводенний строк протоколом.

Протокол наради підписує головуючий та секретар.

4.2.4. Організація проведення оперативної наради та своєчасний контроль за виконанням протокольних доручень покладається на заступників начальника та начальників  структурних підрозділ, до компетенції якого належать питання, що розглядатимуться.

4.3.  Міжвідомчі наради

4.3.1 Для вирішення питань міжвідомчого характеру в управлінні можуть проводитися міжвідомчі наради із залученням представників інших органів влади.

4.3.2  Порядок денний та матеріали до нього надсилаються учасникам міжвідомчої наради за два дні до початку її проведення.

4.3.3 Організація міжвідомчих нарад покладається на одного із заступників начальника управління та структурний підрозділ управління, до компетенції яких належать питання, що розглядаються.

4.3.4.Міжвідомчі наради проводяться відповідно до порядку денного та плану підготовки і проведення нарад, затверджених начальником  управління та керівником відомства, з яким проводиться нарада.

4.3.5.  Контроль за виконанням доручень, наданих на нарадах, здійснює відповідний  структурний підрозділ управління, до компетенції якого належать  питання,   що розглядались.

4.3.6. За результатами розгляду питань на міжвідомчій нараді можуть видаватися спільний наказ або спільний протокол доручень.

V. Взаємодія управління з органами державної влади та органами місцевого самоврядування,  правоохоронними,  контролюючими органами та органами державної виконавчої служби

         5.1. Під час здійснення своїх повноважень управління  забезпечує постійну та ефективну співпрацю з місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування правоохоронними,  контролюючими органами та органами державної виконавчої служби.

5.2. Управління, при взаємодії з міською радою, розглядає депутатські звернення.

5.3. У випадках, передбачених законодавством, начальник управління звітує перед міським головою про діяльність управління.

5.4. Управління  розглядає звернення, пропозиції, скарги, інші матеріали та документи, що надходять від центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також підприємств, установ та організацій міста Вінниці.

5.5.    Взаємодія управління з органами державної виконавчої служби регламентується Порядком взаємодії органів державної виконавчої служби та органів Пенсійного фонду України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 26.12.2011 №3593/5 та постановою правління Пенсійного фонду України від 26.12.2011 №39/1, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 26.12.2011 за №1523/20261.

5.6.    Забезпечення взаємодії з органами державної влади і місцевого самоврядування, правоохоронними та контролюючими органами здійснюється заступниками начальника управління, відповідно до розподілу функціональних повноважень.

              VI. Взаємодія із засобами масової   інформації  та громадськістю

6.1. За взаємодію із засобами масової інформації та громадськістю відповідають заступники начальника управління відповідно до  розподілу функціональних  повноважень.

6.2. Висвітлення діяльності управління у засобах масової інформації забезпечує адміністративно-господарський відділ відповідно до законів України «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736 та Інструкції про порядок обліку, зберігання та використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в Пенсійному фонді України та його органах, затвердженої постановою правління Пенсійного фонду України від 27.06.2002 № 11–1 (зі змінами), та Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, затвердженого наказом Пенсійного фонду України від 09.06.2011 № 76, тощо.

6.3. З метою організації ефективної взаємодії між управлінням та засобами масової інформації управління забезпечує:

- проведення в установленому порядку консультацій з громадськістю;

  • організацію вивчення громадської думки стосовно проблем, пріоритетів та перспектив розвитку у відповідній сфері;
  • інформування громадськості про діяльність управління шляхом проведення прес – конференцій,       брифінгів, «круглих столів», прямих телефонних ліній,
  • розміщення в засобах масової інформації статей, інтерв'ю, коментарів, підготовки теле – і радіопередач, виготовлення та розповсюдження інформаційно – презентаційної продукції про діяльність управління;

    - проведення моніторингу повідомлень у засобах масової інформації стосовно своєї діяльності та реагування на критичні зауваження;

    - розміщення інформації на веб-ресурсах.

    6.4. Матеріали (інформації, виступи, діаграми, таблиці, статті, тощо) для проведення заходів, передбачених підпунктами п. 6.3 надаються керівниками структурних підрозділів до адміністративно-господарського відділу не пізніше ніж за 2 дні до проведення заходу.

    6.5. Керівники структурних підрозділів управління не рідше одного разу на місяць надають актуальну інформацію за напрямками роботи до адміністративно-господарського відділу для висвітлення у засобах масової інформації.

    6.6. Керівники структурних підрозділів управління  завчасно повідомляють адміністративно-господарський відділ про проведення заходів (семінарів, нарад, навчань, тощо) з метою забезпечення інформаційного супроводу.

         VII. Організація роботи з обслуговування та зверненнями громадян

​7.1.Розгляд звернень громадян, організація їх особистого прийому здійснюється відповідно до Конституції України, законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації» та інших нормативно – правових актів.

За зверненнями громадян ведеться в установленому порядку окреме діловодство, відповідно до Типової інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в Пенсійному фонді України, затвердженої наказом від 16.10.2003 № 101 (із змінами).

7.2.Розгляд звернень громадян покладається на посадову особу чи структурний підрозділ, до компетенції яких належить порушене питання, які забезпечують кваліфікований та своєчасний розгляд звернень громадян, що надійшли на адресу  управління.

7.3.Відділ обслуговування громадян:

         – здійснює обслуговування осіб, які звертаються до управління, вживає необхідні заходи щодо уникнення проблемних аспектів, в тому числі дистанційно, шляхом надання електронних послуг, онлайн – консультацій у відео – режимі за допомогою відео – зв'язку. Проводить роз'яснювальну роботу в телефонному режимі «гарячої лінії» та у разі необхідності залучення інших структурних підрозділів  управління;

         – інформує начальника  управління, його заступників про стан роботи із зверненнями громадян, про факти порушення виконавської дисципліни, формального ставлення до розгляду звернень громадян та проведення особистого прийому громадян в управлінні, подання пропозицій щодо вдосконалення цієї роботи;

- надає громадянам роз'яснення, консультації про умови, порядок призначення, перерахунку, виплати пенсій, сплату та облік обов'язкових платежів, адміністрування яких здійснюється органами Пенсійного фонду України, здійснює формування та подання звітності, встановленої законодавством, тощо.

- надає зразки та бланки заяв, інших документів, необхідних для призначення (перерахунку) пенсій, видачі свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування та пенсійних посвідчень, включаючи надання консультацій і допомоги у заповненні цих документів;

- здійснює приймання заяв, передбачених Порядком подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 25 листопада 2005 року № 22-1 (у редакції постанови правління Пенсійного фонду України від 07 липня 2014 року № 13-1), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 27 грудня 2005 року за № 1566/11846, Порядком подання документів для призначення і виплати щомісячного довічного грошового утримання суддям у відставці органами Пенсійного фонду України, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 25 січня 2008 року № 3-1, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12 березня 2008 року за № 200/14891, Переліком та порядком подання документів, необхідних для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України "Про наукову і науково-технічну діяльність", затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 06 квітня 2011 року № 10-3, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 06 липня 2011 року за № 816/19554, разом з необхідними документами, їх реєстрацію, надання одержувачу інформації про строк їх розгляду, іншої пов'язаної з цим інформації;

- видає повідомлення, довідки, виписки, пенсійні посвідчення,  інші документи з питань пенсійного забезпечення та сплати обов'язкових платежів, адміністрування яких здійснюється органами Пенсійного фонду України;

- здійснює перегляд інформації про особу, що міститься в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, автоматизованій системі обробки пенсійної документації, зокрема про сплачені страхові внески, набутий страховий стаж, розмір заробітної плати, дані, на підставі яких призначено пенсію, її розмір, виплату;

- здійснює запис, у тому числі на підставі звернень, що надійшли електронною поштою або телефоном, на прийом громадян, які потребують спеціалізованих консультацій або звертаються до Управління (його керівника) із скаргами, з визначенням часу та причини відвідування;

         - надає допомогу щодо оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій, направлення відповідних запитів по витребуванню необхідних довідок;

         - прийом громадян здійснюється в наступному режимі:

час прийому відвідувачів – щоденно у робочі дні з 9.00 год. до 17.00 год., а в п'ятницю до 16.00 год.

час обробки прийнятих документів, їх аналіз та спрямування до структурних підрозділів управління для подальшого опрацювання – з 17.00 год. до 17.30 год.

обідня перерва – з 13.00 год. до 13.45. год.

передсвяткові дні – обслуговування відвідувачів закінчується на 1 годину раніше встановленого часу.

час технічної перерви робочого місця – раз на 2 години в межах 15 хвилин.

прийом відвідувачів здійснюється із застосуванням електронної системи управління чергою та інформаційного терміналу;

- спеціалісти відділу в роботі керуються алгоритмами дій при наданні послуг, затвердженими наказом начальника управління.

         7.4.Сектор комунікацій та обробки звернень громадян відділу обслуговування громадян:

- забезпечує в установленому порядку реєстрацію звернень громадян, у тому числі тих, що надходять електронною поштою, здійснює їх попередній розгляд, надсилає за належністю звернення громадян, в яких порушені питання, що не належать до компетенції управління, повертає у встановленому порядку звернення, оформлені без дотримання вимог, встановлених законодавством;

- передає звернення громадян для опрацювання іншим структурним підрозділам управління відповідно до їх функціональних повноважень.

- здійснює контроль за належним та своєчасним розглядом письмових звернень громадян  (пропозицій, заяв, скарг)  та запитів на публічну інформацію у відповідності до вимог Законів України "Про звернення громадян",  «Про доступ до  публічної інформації», « Про інформацію» та інших нормативно – правових актів;

- здійснює  попередній запис громадян на особистий прийом начальником  управління  шляхом використання електронної пошти, через засоби комунікації;

- проводить аналіз та узагальнення звернень громадян з метою виявлення суспільно важливих проблем, які потребують невідкладного розв'язання, інформування про це керівництва  управління;

 - внесення пропозицій і вжиття заходів щодо покращення організації роботи із зверненнями громадян, вирішення порушених у них питань та внесення пропозицій щодо вдосконалення законодавства у відповідній сфері;

- здійснює прийом та оперативний розгляд звернень засобами телекомунікацій.  

7.5.Особистий прийом громадян проводять начальник  управління,  його заступники, керівники структурних підрозділів згідно з графіком,  затвердженим  наказом  управління та інші посадові особи управління. Графік особистого прийому доводиться до відома громадськості. Ведуться Журнали особистого прийому громадян.

У тих випадках, коли для вирішення поставлених питань необхідно провести спеціальну перевірку, одержати додаткові матеріали або вжити інших заходів, відвідувачі залишають письмову заяву.

         7.6.У разі відсутності посадової особи, яка проводить особистий прийом громадян згідно із затвердженим графіком, прийом здійснює посадова особа, на яку покладено виконання її обов'язків.

7.7.Щоденно реєстром надаються економічному відділу заяви страхувальників про видачу довідки про відсутність заборгованості в зв'язку з прийняттям рішення про припинення  державної реєстрації.

         7.8.Щотижнево передає до відділу адміністрування, супроводження інформаційних систем, електронних реєстрів та захисту інформації заповнені анкети на виготовлення пенсійних посвідчень для формування пакету та подальшого його перенаправлення в Головне управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області.

 

 

Начальник адміністративно -

господарського відділу                                                             В.Б. Тронц